Grafická úprava dopisu

Obchodní a úřední dopisy

Doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů nebo dopisů fyzických osob právnickým osobám jsou uvedena především v ČSN 01 6910.

Při úpravě dopisů se uplatňují například tyto zásady:

• poštovní adresa odesílatele, popř. údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje, se zpravidla uvádějí v hlavičce dopisu nebo v patě stránky,
• dopis fyzické osoby zasílaný právnické osobě vždy začíná adresou odesílatele,
• odvolací údaje lze uvádět buď ve sloupcové, nebo v řádkové podobě,
• v dopisech bez popisků odvolacích údajů na předtisku či v šabloně dopisu se datum a místo odeslání zarovnává vlevo nebo vpravo; spisová značka a číslo jednací se píšou buď pod hlavičkou, nebo pod datem a místem odeslání,
• pokud se uvádí místo odeslání, je v 1. p., čárka se mezi místem a datem odeslání nepíše, měsíc se v datu přednostně vyjadřuje číselně (Kutná Hora 2. 9. 2023, Břeclav 02.09.2023 –⁠⁠⁠⁠⁠ viz Kalendářní datum a místo původu),
• předmět dopisu, heslovité vyjádření jeho obsahu (např. Oznámení, Usnesení, Rozhodnutí, Žádost, Výzva, Nabídka), se zpravidla vyznačí tučně, slovo Věc se před ním nepíše,
• každý dopis začíná oslovením, a to v 5. p. (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno příjemce neznáme, např. Vážené paní, vážení pánové –⁠⁠⁠⁠⁠ viz Oslovení a závěrečný pozdrav), pod oslovení se obvykle vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
• text se zarovnává vlevo nebo do bloku (se zarovnáním levého i pravého okraje), při zarovnání do bloku se doporučuje používat dělení slov,
• odstavce se člení zpravidla mezerami mezi odstavci o výšce jednoho řádku,
• nad závěrečný pozdrav se vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
• podpis (a s ním případně i razítko) se umísťuje vlevo, je‑li datum vpravo, lze podpis umístit také vpravo (viz Podpisy),
• upozornění na přílohy dopisu se uvádí pod posledním řádkem textu –⁠⁠⁠⁠⁠ oddělí se od něj mezerou o výšce jednoho až tří řádků a vyznačí se zpravidla tučně,
• přílohy se mohou uvést údajem o jejich počtu (jsou‑li vyjmenovány v textu, např. 3 přílohy), přímo vyjmenovat (při malém počtu, např. Katalog, Ceník) nebo vyjmenovat pod vyznačeným nadpisem Přílohy (názvy jednotlivých příloh se pak uvádějí na samostatných řádcích a nevyznačují se, za nadpisem Přílohy se dvojtečka nepíše),
• upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se po vynechání mezery o výšce jednoho až tří řádků poznamená pod podpis nebo pod upozornění na přílohy (při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině stránky),
• nadpisy Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se vyznačí zpravidla tučně, dvojtečka se za těmito nadpisy nepíše, výčet adresátů se uvede pod nadpisy,
• má‑li dopis více stran, na poslední stránce by měly být kromě pozdravu alespoň dva řádky textu posledního odstavce,
• norma doporučuje upravit formátování prostřednictvím jednotného vizuálního stylu organizace a připouští, aby se jeho požadavky na vzhled dokumentů odchylovaly od ustanovení normy.

E‑maily

ČSN 01 6910 se vztahuje také na e‑maily, které se používají jako oficiální úřední nebo obchodní dopis, nikoli jako interní sdělení. Pro úpravu e‑mailové korespondence platí stejné zásady jako pro úpravu dopisů, přičemž se využívají technologické možnosti elektronické pošty (např. heslovité vyjádření obsahu dopisu nahrazuje předmět e‑mailu). Dělení slov ani zarovnání do bloku se v e‑mailech nepoužívá.

Osobní dopisy vedoucích pracovníků

Ředitelé organizací, starostové měst, předsedové spolků a jiní vedoucí pracovníci mívají pro svou korespondenci zvláštní dopisní papíry, na nichž je již v hlavičce uvedeno jejich jméno a funkce.

Předmětem osobních dopisů vedoucích pracovníků mohou být pracovní záležitosti, např. jmenování pracovníka do funkce, doporučení, žádost o obchodní jednání, finanční příspěvek, poskytnutí mimořádného termínu, mimořádné podmínky smlouvy, ale i události společenského styku, např. blahopřání, poděkování, pozvání, omluva nebo projev soustrasti. Přestože obsah osobních dopisů vedoucích pracovníků bývá velmi různorodý, i tyto dopisy slouží pro komunikaci jménem organizace a nelze je zaměňovat s dopisy soukromými. V dopisech do zahraničí se forma osobního dopisu obvykle nepoužívá.

Pro osobní dopisy vedoucích pracovníků platí částečně odlišná doporučení než pro obchodní a úřední korespondenci. Podle ČSN 01 6910 se jejich úprava řídí těmito pravidly:

• datum a místo odeslání lze psát vlevo nebo vpravo,
• v datu se měsíc nepíše číselně, ale slovem ve 2. p., mezi místem a datem odeslání se čárka nepíše (např. Praha 5. května 2024); v případě potřeby se pod datem uvede spisová značka odesílatele,
• v základním textu dopisu se používá zpravidla mírně zvětšené řádkování,
• mezi oslovením a následujícím textem se zpravidla vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
• nové odstavce začínají odstavcovou zarážkou nebo se použije mezera mezi odstavci,
• mezi poslední řádek textu a pozdrav se vkládá mezera o výšce jednoho řádku,
• podpis je vždy vlastnoruční, umístí se buď vlevo, nebo vpravo; pod podpis se již jméno a funkce obvykle nepíše,
• upozornění na přílohy se uvádí vlevo stejně jako v jiných dopisech,
• jméno a pracoviště nebo adresa příjemce se uvádějí na konci dopisu, zarovnávají se vlevo; pokračuje‑li dopis na dalších listech, údaje o adresátovi se uvádějí na posledním listu vlevo dole,
• na osobní dopis se nedává razítko.