Velká písmena – zástupné názvy

U víceslovných vlastních názvů, které se v textu vyskytují opakovaně, není nutné používat název celý, ale je možno používat i název zkrácený. Ten lze považovat za druhové označení a psát ho s malým písmenem, např. Dále magistrát (← Magistrát města Benešov) projednal…; Ve zprávě ministerstvo (← Ministerstvo spravedlnosti) uvedlo…; Na zastupitelstvo (← Zastupitelstvo obce Veleň) se obrátil…; Ve spisech obecního úřadu (← Obecní úřad Černovice)… Lze ho však chápat jako zástupný, tj. plnící i nadále funkci vlastního jména, a psát ho proto s velkým písmenem: Dále Magistrát projednal…; Ve zprávě Ministerstvo uvedlo…; Na Zastupitelstvo se obrátil…; Ve spisech Obecního úřadu… Užití velkého písmena je běžnější.

Nejčastěji se tímto způsobem zkracují názvy organizací/institucí, dále dokumenty, pokud jsou chápány jako vlastní jména (viz Velká písmena –⁠ dokumenty, umělecká a odborná díla), např. v Ústavě (← Ústava ČR), v Listině (← Listina základních práv a svobod), publikace, např. v Lexikonu (← Lexikon obcí), akce, např. na Festivalu (← Mezinárodní filmový festival Karlovy Vary).

Není neobvyklé, že se oficiální název nahrazuje spojením přivlastňovacího nebo ukazovacího zájmena a podstatného jména tvořícího základ oficiálního názvu. V tomto případě již nelze mluvit o (zástupném) vlastním jménu, a proto by se mělo volit písmeno malé: o našem magistrátu, v našem zastupitelstvu, zástupci tohoto obecního úřadu.

Ve smlouvách a dohodách se namísto vlastních jmen (osobních nebo organizací/institucí) uvedených v úvodu smlouvy dále v textu užívají výrazy obecné, např. Jana Nováková (prodávající) a Petra Nová (kupující) uzavírají… Ty rozhodně nelze považovat za zástupné názvy, a proto je třeba psát je s malým písmenem.

Zástupné názvy zastupují pouze jedno pojmenování, nelze je proto užívat v množném čísle. Nesprávné je tedy psát: *na všech Úřadech městských částí…, *na uvedených Základních školách atp.