Zkratky čistě grafické (p., mil., mld., s. r. o., tzn., fa)

Nejobvyklejší způsob zkracování je ten, že se vypíše první písmeno slova nebo slov daného spojení či charakteristická počáteční skupina písmen, někdy slabika nebo i více slabik, pokud možno tak, aby zkratka končila souhláskou. Za slovem takto zkráceným se píše tečka, po níž pak následuje buď mezera, nebo jiné interpunkční znaménko než tečka (např. čárka, dvojtečka, otazník, vykřičník); dvě tečky vedle sebe se nepíšou –⁠⁠⁠⁠ tečka za zkratkou na konci věty ukončuje zkratku i větu.

Většina zkratek je ustálená, píše se vždy stejným způsobem. Důležité je, aby zkratka byla pro čtenáře srozumitelná. Pokud by zkrácení neznamenalo podstatnou úsporu nebo pokud by zkratka nebyla v daném kontextu jednoznačná, ponechává se slovo či víceslovné pojmenování v textu v plném znění.

Žádný soupis všech zkratek neexistuje, protože výše uvedeným způsobem bychom mohli zkrátit většinu slov, mnohé výrazy lze dokonce zkrátit i dvěma způsoby (např. s. r. o. i spol. s r. o.). Existuje však Slovník zkratek (Encyklopedický dům, Praha 1994) a malý rejstřík zkratek má jako jeden z dodatků také SSČ.

Zkratky zpravidla slouží pro všechny tvary zkracovaných výrazů v různém pádě i čísle, např. p. = pan, paní, sl. = slečna, s., str. = strana, č., čís. = číslo, č. j. (i čj.) = číslo jednací, č. p. (i čp.) = číslo popisné, j. č. = jednotné číslo, mn. č. = množné číslo, r. = rok, t. r. = toho, tohoto roku, t. č. (i tč.) = toho času, n. l. = našeho letopočtu, př. n. l. = před naším letopočtem, př. Kr. = před Kristem, n. m. = nad mořem, s. š. = severní šířka, mil. = milion, ml. = mladší, st. = starší, zvl. = zvláště, a. s. = akciová společnost, s. r. o. nebo spol. s r. o. = společnost s ručením omezeným, k. s. = komanditní společnost, v. o. s. = veřejná obchodní společnost, o. s. = občanské sdružení, o. p. s. = obecně prospěšná společnost, v. v. i. = veřejná výzkumná instituce, z. s. = zapsaný spolek, z. ú. = zapsaný ústav, ved. odd. = vedoucí oddělení, v. r. = vlastní rukou (jinak je však utvořena zkratka v z., vz. = v zastoupení –⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ viz Podpisy).

Velmi často se zkracují rodná jména, a to buď na počáteční písmeno, např. M. = Markéta, Marie, Martin, Miroslav…, nebo na charakteristickou počáteční skupinu končící souhláskou: Al. = Alois, Alexandra…, Jar. = Jaromír, Jaroslava… Podobně se zkracují přívlastky a bližší místní určení v zeměpisných jménech, např. Ml. Boleslav, K. Vary, Mor. Krumlov, Ústí n. L., Žďár n. Sáz. (v případě úsporného zápisu s lomítkem však bez teček a mezer: Ústí n/L, Žďár n/S –⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ viz Lomítko).

Zkratka se tvoří z psané podoby slova, např. špan. = španělský (nikoli *špaň.), lat. = latinský, zák. chrán. = zákonem chráněný, ve zn. pozd. předpisů = ve znění pozdějších předpisů, zeměd. = zemědělský, odd. = oddíl, oddělení.

Závaznou podobu mají oficiální zkratky současných a v minulosti udílených akademických i jiných titulů a rovněž vojenských a policejních hodností (viz Zkratky titulů a hodností).

Některé ustálené zkratky jsou tvořeny tak, že se píšou jen souhlásky (samohlásky se vypouštějí). Tak se např. zkracují některé vojenské a policejní hodnosti: kpt. = kapitán, kapitánka, mjr. = major, nstržm. = nadstrážmistr, plk. = plukovník, pplk. = podplukovník (ale gen. = generál). Podobně jsou utvořeny také zkratky dg. = diagnóza, mld. = miliarda, rkp. = rukopis, rtg. = rentgen, vs. = versus.

Ve složených a sloučených zkratkách se počáteční písmena, resp. skupiny písmen obou částí, z nichž je zkratka utvořena, spojují a píšou dohromady, jako by šlo o zkratku slova jednoho: čs. = československý, stč. = staročeský, sevvých. = severovýchodní, čj. (i č. j.) = číslo jednací, tzv. = takzvaný, tak zvaný, tzn. = to znamená, tj. = to je, to jest, mj. = mimo jiné, např. = například, na příklad, kupř. = kupříkladu, ku příkladu, popř. = popřípadě, po případě, atd. = a tak dále, apod. = a podobně, atp. = a tak podobně.

Po takzvaných kontrakčních (stažených) zkratkách, které se tvoří z prvního a posledního písmena, výjimečně z poslední slabiky zkracovaného slova, tečku nepíšeme, např. ca, cca = cirka, fa = firma nebo faktura, fy = firmy nebo faktury, fě = firmě, čna = června, čce = července, fce = funkce, bří = bratří, pí = paní. Kontrakční zkratky obvykle končí samohláskou.

Za zkratku bývá mylně považováno slovo viz, které je však tvarem rozkazovacího způsobu od slovesa vidět. Nestojí‑li viz na konci věty, tečka se za ním nepíše. Podrobněji o viz viz Slovesné a jmenné vazby.

O interpunkci u zkratek typu spol. s r. o., a. s. apod. viz též Psaní čárky ve větě jednoduché. O interpunkci před zkratkami apod., atd., atp., aj. viz Psaní čárky před spojkami a, i, ani.